Bankalar Arası İletişim: Römiz Mektubu (Remittance Letter / Cover Letter)
Römiz Mektubu Nedir ve Neden Gereklidir?
Bankacılık terminolojisinde “Remittance Letter”, “Cover Letter” gibi isimlerle de adlandırılan bu belge, yalnızca vesaike eşlik eden bir sevk dokümanı olmayıp; ithalatçının bankasının vesaiki hangi şartlar altında ithalatçı firmaya teslim edeceğini, ödeme veya poliçe kabul koşullarını, masraf paylaşımını ve diğer operasyonel hususları tanımlayan talimat setini içerir. URC 522 kapsamında ithalatçının bankası, ihracatçının bankası tarafından Römiz Mektubu üzerinde yazılı olarak iletilen bu talimatlara uygun hareket etmekle yükümlüdür ve bu talimatlar dışında işlem yapması beklenmez.
Diğer taraftan, akreditifli işlemlerde (Letter of Credit) de vesaik bankalar arasında iletilirken gönderen banka tarafından karşı bankaya hitaben bir üst yazı düzenlenir. Bu yazı da pratikte zaman zaman Römiz Mektubu olarak adlandırılsa da, Tahsil Vesaiklerinde kullanılan üst yazı ile fonksiyonları farklıdır.
Uygulamada römiz mektubu olmaksızın gönderilen vesaik setleri, talimat eksikliği nedeniyle önemli operasyonel belirsizlikler yaratabilir.
Tahsil Vesaiklerinde Römiz Mektubu
Vesaik Mukabili Ödeme ve Kabul Kredili Vesaik Mukabili Ödeme şekillerinde Römiz Mektubu, aslında ihracatçının bankasına verdiği tahsil talimatının bir yansımasıdır. Yani ihracatçının bankası vesaiki ithalatçının bankasına iletirken hazırladığı Römiz Mektubu üzerine ihracatçının talimatlarını yazar.
İşlem akışı özetle şu şekilde işler; ihracatçı yüklemeyi yaptıktan sonra belgelerini bir talimat ekinde bankasına verir, talimatında vesaikin hangi şartlar ile ithalatçı firmaya teslim edeceğini belirtir ve ihracatçının bankası da bu talimata istinaden "Römiz Mektubu" hazırlayarak, vesaik asıllarını ithalatçının bankasına iletir.
İhracatçının bankası, ihracatçının vesaik ekinde sunduğu tahsil talimatına göre hareket eder. İthalatçının bankası ise, ihracatçının bankasının ihracatçının talimatına göre hazırladığı Römiz Mektubu'na göre hareket eder. Bu zincirde taraflar kendisine verilen talimata göre hareket etmekle sorumludur ve her banka sadece kendisinden bir önceki halkadan aldığı yazılı talimatı baz alır ve açıkça yetki verilmedikçe başka taraflardan gelen talimatları dikkate alması beklenmez.
Tahsil talimatında aksine yetki verilmediği sürece bankalar kendilerine tahsili gönderen taraf/banka dışındaki hiçbir taraf/bankanın talimatını dikkate almayacaklardır.
URC 522 - Madde 4 (a) - iii
Römiz Mektubu Üzerinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
Vesaik Mukabili işlemlerde hazırlanan Römiz Mektubu üzerinde aşağıdaki bilgiler yer alır. Bu bilgiler, URC 522 Madde 4’e göre ihracatçının hazırlayacağı tahsil talimatında bulunması gereken ve bankası tarafından Römiz Mektubu'na yansıtılan bilgi ve talimatlardır:
- Vesaiki tahsile gönderen yani Römiz Mektubunu hazırlayan bankanın tam ismi, posta ve SWIFT adresleri, teleks, telefon, faks numaraları ve referansı dahil ayrıntıları
- İthalatçının tam ismi, posta adresi ve duruma göre teleks, telefon ve faks numaraları dahil ayrıntıları
- İhracatçının tam ismi, posta adresi veya ibrazın yapılacağı ikametgahın ve duruma göre teleks, telefon ve faks numaraları dahil ayrıntıları
- Vesaikin tahsile gönderildiği bankanın tam ismi, posta adresi ve duruma göre teleks, telefon ve faks numaraları dahil ayrıntıları
- Tahsil edilecek tutar(lar) ve döviz cinsi/cinsleri
- Römiz Mektubu ekindeki belgelerin listesi ve her belgenin sayısal dökümü
- Ödeme ve/veya kabulün sağlanmasına ilişkin şartlar
- Belgelerin teslimine ilişkin şartlar ( Ödeme karşılığında teslim, poliçe kabul karşılığında teslim ve/veya diğer şartlar karşılığında teslim)
- Tahsil edilecek masraf ve komisyonlar ve bunlardan vazgeçilip geçilmeyeceğinin belirtilmesi.
- Faiz söz konusu ise, faiz oranı ve faiz dönemi
- Hesaplama esası (örneğin bir yılda 360 veya 365 gün) dahil tahsil edilecek faizin tutarı ve bundan vazgeçilip geçilmeyeceğinin belirtilmesi
- Ödeme yöntemi ve ödeme bildiriminin biçimi
- Ödememe, kabul etmeme ve/veya diğer şartları yerine getirmeme hallerinde izlenecek yola ilişkin talimat
- Kabul kredili işlemlerde poliçenin ödenmeme ve/veya kabul edilmeme durumunda protesto edilip edilmeyeceği
Tahsil Talimatı Hazırlarken İhracatçı Firma Nelere Dikkat Etmeli?
Tahsil için gönderilen bütün belgeler, tahsilin URC 522'ye tabi olduğunu belirten ve tam ve kesin talimatı içeren bir tahsil talimatına bağlanmalıdır. Bankaların sadece böyle bir tahsil talimatıyla verilen talimat üzerine ve bu Kurallar uyarınca işlem yapmalarına izin verilir.
URC 522 - Madde 4
Römiz Mektubu'nun temelini ihracatçının tahsil talimatı oluşturur. İhracatçı firma vesaiki tahsile göndermek üzere bankasına sunarken hazırladığı tahsil talimatında, vesaikin hangi bankaya tahsile gönderileceğini, vesaikin hangi şartlarda ithalatçı firmaya teslim edileceğini, masraf ve komisyonların hangi tarafa ait olduğunu, kabul kredili işlemlerde ödenmeme ve/veya kabul edilmeme durumunda protesto edilmesini talep edip etmediğini tam, net ve anlaşılır şekilde belirtmelidir.
Bankalar, esas olarak ihracatçının kendisine verdiği tahsil talimatına göre hareket ederler ve bu nedenle ihracatçının talimatının tüm kritik detayları doğru bir şekilde içermesi önemlidir.
Tahsil Vesaiklerinde Bankalar Belgeleri İnceler mi?
Bankalar belgelerin biçimi, yeterliliği, doğruluğu, gerçek/sahte olup olmadıkları veya yasal sonuçları veya belgelerde yer alan veya sonradan eklenen genel ve/veya özel şartlar dolayısıyla hiçbir yükümlülük veya sorumluluk üstlenmedikleri gibi belgelerin temsil ettiği malların mevcut olup olmadığı veya değeri, tanımı, miktarı, ağırlığı, kalitesi, durumu, ambalajı, teslimatı veya malları gönderenlerin, taşımacıların, navlun komisyoncularının, malları sigorta edenlerin, alıcıların veya diğer herhangi bir kişinin iyi niyetine veya eylemlerine ve/veya ihmallerine, mali durumlarına, icraatına veya ticari itibarına ilişkin olarak hiçbir sorumluluk veya yükümlülük üstlenmezler.
URC 522 - Madde 13 - Belgelerin Geçerliliğine İlişkin Sorumluluk Alınmaması
Bankalar, belgeleri akreditifte olduğu gibi uygun ibraz incelemesine tabi tutmaz; ancak tahsil talimatında listelenen belgelerin kendilerine ulaşıp ulaşmadığını ve belge adedi gibi görünür unsurların talimatla uyumlu olup olmadığını operasyonel olarak kontrol eder. Römiz Mektubu üzerinde listelenen bir belgenin bulunmadığını veya sayısal dökümde açık bir farklılık olduğunu tespit etmeleri halinde durumu gecikmeksizin tahsili gönderen tarafa bildirirler. Ancak belgelerin içeriğinin doğruluğundan, hukuki geçerliliğinden, malların niteliğinden veya belgelerin ticari yeterliliğinden sorumlu değildirler.
Bununla birlikte, bankalar ICC kuralları kapsamındaki sorumluluklarından ayrı olarak; yaptırım, ambargo, kara para aklama ile mücadele, müşteri tanıma ve iç prosedürleri çerçevesinde belge ve işlem bilgileri üzerinde kontrol yapabilirler. Örneğin fatura tutarı, döviz cinsi, taraf bilgileri, mal tanımı, ülke bilgisi ve sevkiyat güzergâhı gibi unsurlar bankanın uyum kontrolleri açısından önem taşıyabilir. Bu kontroller, bankanın URC 522 kapsamında belgelerin ticari veya hukuki doğruluğunu garanti ettiği anlamına gelmez.
Diğer taraftan her ne kadar URC 522 kapsamında bu anlamda net bir sorumluluk bankalara yüklenmemiş olsa da, uygulamada bankalar Römiz Mektubu üzerinde yer alan bilgiler ile ekindeki belgeler arasında uyumsuzluk olup olmadığını kontrol eder. Örneğin Römiz Mektubu'nda ''35.000 USD'ın ödenmesi karşılığında vesaik asılları teslim edilecektir'' yazarken vesaik ekindeki fatura 35.000 EUR ise banka döviz cinsindeki bu çelişkiyi sorgular ve vesaiki kendisine gönderen yani Römiz Mektubunu düzenleyen taraftan konunun netleştirilmesini talep eder. Benzer şekilde Römiz Mektubu'nda ''vesaik asılları 45.000 USD'ın ödenmesi karşılığında teslim edilecek'' talimatı verilmişken fatura 55.000 USD ise ve fatura ya da Römiz Mektubu üzerinde aradaki farkın peşin ödendiğine dair bir bilgi yoksa bu çelişki de sorgulanır. Özetle, uygulamada banka bu tür açık çelişkileri fark ettiğinde, işlem güvenliği ve operasyonel netlik açısından tahsili gönderen bankadan açıklama talep edebilir.
Akreditifli İşlemlerde Römiz Mektubu
Römiz mektubu, akreditifli işlemlerde çoğunlukla belgelerin gönderimi sırasında vesaike eşlik eden bir üst yazı niteliğindedir. Akreditifli işlemlerde Römiz Mektubu kavramı yerine Covering Schedule, Forwarding Schedule, Cover Letter, Remittance Letter gibi ifadeler kullanılabilmektedir.
Banka, hazırladığı bu üst yazıda temel olarak akreditif referansını, vesaik tutarını, belge dökümünü ve ödemenin hangi banka üzerinden, hangi hesap numarasına yapılacağına dair transfer talimatlarını belirtir. Bankalar, uygulamaya göre vesaikin uygun bulunup bulunmadığına veya varsa tespit edilen rezervlere ilişkin bilgileri de bu yazıda iletebilir. Diğer taraftan akreditif işlemlerinde Covering Schedule üzerinde rezerv bilgisinin yer alması, tek başına UCP 600 Madde 16 kapsamında geçerli bir ret bildirimi yapıldığı sonucunu doğurmaz; ret bildiriminin UCP 600’da öngörülen içerik, süre ve iletişim şartlarına uygun olarak yapılması gerekir. Uygulamada bu bildirim genellikle SWIFT kanalı ile gerçekleştirilir.
Akreditifli işlemlerdeki cover letter, tahsil vesaiklerindeki römiz mektubu (tahsil talimatı) ile farklılaşır. Vesaik mukabilinde römiz mektubu vesaikin hangi şartlar ile ithalatçı firmaya teslim edileceğini bildirirken; akreditif işlemlerinde vesaikin hangi şartlarda ithalatçıya teslim edileceği akreditif şartları ve UCP 600 hükümleri tarafından çizilmiştir. Dolayısıyla akreditifteki üst yazı, vesaikin ithalatçı firmaya teslim şartlarını belirten bir yazı olmaktan ziyade, esasen operasyonel ve tamamlayıcı bir belgedir.