Akreditifte Packing List (Çeki Listesi) Nasıl Hazırlanır Ve İncelenir?

ISBP 821 M1 paragrafı uyarınca akreditif bir packing list talep ettiğinde, bu şart malların paketlenmesine ilişkin herhangi bir bilgi içeren ve packing list işlevini yerine getiren bir belgeyle karşılanabilir.

Bu nedenle packing list için tek tip bir şablon veya zorunlu alan seti bulunmaz. Belgenin içeriği malların ve sevkiyatın niteliğine göre değişebilir.

Packing listte örneğin şu bilgiler bulunabilir:

• Paket veya koli sayısı,
• Paket türü,
• Malların paketlere dağılımı,
• Koli, sandık, palet veya benzeri ambalaj bilgileri,
• Paket numaraları,
• Paket başına miktar,
• Net veya brüt ağırlık,
• Ölçü veya hacim,
• Sevk işaretleri,
• Konteyner bilgileri.

Ancak bunların tamamının her packing listte bulunması gerektiği şeklinde genel bir kural yoktur. ISBP 821 M1 paragrafı açısından temel gereklilik, belgenin paketlemeye ilişkin bilgi içermesi ve istenen işlevi yerine getirmesidir.

ISBP 821 M1 paragrafı, akreditifte Packing List istenmesi hâlinde belgenin:

• Akreditifte belirtilen başlığı taşıyabileceğini,
• Benzer bir başlık taşıyabileceğini veya
• Başlıksız olabileceğini

kabul eder; yeter ki belge paketlemeye ilişkin bilgi içersin ve packing list işlevini yerine getirsin.

Bu yaklaşım ISBP 821 A39 paragrafı ile de uyumludur. A39’a göre belgeler akreditifte belirtilen başlığı taşıyabilir, benzer bir başlıkla düzenlenebilir veya başlıksız olabilir. Belgenin içeriğinin istenen belgenin işlevini yerine getirmesi esastır. A39 ayrıca “Packing List” talebinin, paketleme detaylarını içeren “Packing Note” veya “Packing and Weight List” gibi bir belgeyle de karşılanabileceğini açıklar.

Örneğin akreditif yalnızca “Packing List” talep ediyorsa, aşağıdaki başlıklara sahip belgeler sırf başlık nedeniyle reddedilmez:

• Packing Note
• Packing Slip
• Packing And Weight List

Başlıksız bir belge de paketleme bilgileri içeriyorsa aynı işlevi yerine getirebilir.

ISBP 821 A40 paragrafı, akreditifte ayrı bir packing list ve ayrı bir weight list istenmesi hâlinde, hem paketleme hem de ağırlık bilgilerini içeren birleşik belgelerin kullanılabileceğini açıklar.

Örneğin akreditif:

• 1 orijinal Packing List
• 1 orijinal Weight List

talep ediyor olsun.

Bu şart, hem paketleme hem ağırlık detaylarını içeren iki orijinal Packing And Weight List sunulmasıyla karşılanabilir.

Dolayısıyla akreditifte belge isimlerinin ayrı ayrı yazılması, her durumda iki farklı belge formatının kullanılması gerektiği anlamına gelmez. Esas olan, gerekli işlevlerin ve istenen orijinal/kopya sayısının karşılanmasıdır.

Packing listi kimin düzenleyebileceği, akreditifin bu konuda bir şart içerip içermediğine bağlıdır.

ISBP 821 M2 paragrafı uyarınca packing list, akreditifte belirtilen tarafça düzenlenmelidir.

Örneğin akreditifte:

“Packing List Issued By Beneficiary”

şartı varsa belge lehtar tarafından düzenlenmiş görünmelidir.

Akreditif packing listin üretici veya başka belirli bir tarafça düzenlenmesini istiyorsa aynı prensip geçerlidir.

Belgenin belirtilen tarafça düzenlenip düzenlenmediğinin belirlenmesinde ISBP 821 A20 paragrafı da önemlidir. Bir belgenin belirli bir kişi veya kuruluş tarafından düzenlenmesi istenmişse, bu şart belgenin o tarafın antetinde olmasıyla veya antet bulunmadığında belgenin o tarafça ya da onun adına düzenlenmiş veya imzalanmış görünmesiyle karşılanabilir.

ISBP 821 M3 paragrafı uyarınca akreditif packing listi kimin düzenleyeceğini belirtmiyorsa herhangi bir taraf belgeyi düzenleyebilir.

Örneğin akreditif yalnızca:

“Packing List In One Original”

diyorsa, packing listin mutlaka lehtar tarafından düzenlenmesine ilişkin bir şart yoktur.

Bu durumda belge başka bir şirket veya tarafça düzenlenmiş olsa bile sırf düzenleyen tarafın lehtar olmaması nedeniyle rezerv oluşturulmaz.

• Belgeyi kimin düzenleyeceğini belirtmiyor ve
• Belgenin içeriğini tanımlamıyorsa,

ISBP 821 M4 paragrafı bu konuda önemli bir ayrım yapar.

Akreditifte belirli paketleme şartları bulunuyor ancak bu şartlara uygunluğun packing list veya başka bir belgede gösterilmesi açıkça istenmiyorsa, packing list'in söz konusu şartları mutlaka tekrar etmesi gerekmez.

Ancak packing list paketlemeye ilişkin veri içeriyorsa, bu veri akreditifteki özel paketleme şartıyla çelişmemelidir.

Örnek:

Akreditif şartlarında “Goods To Be Packed In 80 Cartons.” şartı bulunuyor ancak bu bilginin herhangi bir belgede gösterilmesi istenmiyor olsun.

• Packing list üzerinde: “Total Packing: 80 Cartons” yazıyorsa şartla uyumludur.
• Packing list üzerinde: “Total Packing: 80 Wooden Cases” yazıyorsa akreditifteki paketleme şartıyla çelişen veri ortaya çıkabilir.

Buradaki kritik ayrım şudur:

Akreditif packing list üzerinde mutlaka “80 cartons” ifadesini taşımasını istememiştir; ancak lehtar veya belge düzenleyicisi paketlemeye ilişkin veri eklediyse bu veri akreditifle çelişemez.

UCP 600 alt madde 14(h), akreditifte bir şart bulunmasına rağmen şartın yerine getirildiğini gösterecek herhangi bir belgenin belirtilmemesi hâlinde bankaların bu şartı belge incelemesi açısından dikkate almayacağını düzenler.

Örneğin akreditifte “Goods To Be Packed In Wooden Cases.” yazıyor ancak bu şartı gösterecek hiçbir belge talep edilmiyorsa bu ifade belgesel olmayan bir şart niteliği taşıyabilir.

Ancak ISBP 821 A26 ve M4 paragrafları önemli bir sonuç doğurur: Şartın ayrıca belgelendirilmesi gerekmese bile, sunulan bir packing list üzerinde paketleme verisi bulunuyorsa bu veri akreditifteki belgesel olmayan şartla çelişmemelidir.

Örneğin packing list üzerinde “Packing: Plastic Bags” yazıyorsa, akreditifteki “wooden cases” şartıyla veri çatışması oluşur.

Bu nedenle “Belgesel olmayan şart bankalarca dikkate alınmaz” ilkesi, şartla çelişen bir bilginin şartlı bir belgeye yazılabileceği anlamına gelmez.

ISBP 821 M5 paragrafı uyarınca packing listi düzenleyen taraf lehtar değilse, belge diğer şartlı belgelerden farklı:

• Fatura numarası,
• Fatura tarihi,
• Sevkiyat güzergâhı

gösterebilir.

Dolayısıyla packing list üzerindeki fatura numarasının ticari faturadaki numarayla farklı olması her durumda rezerv değildir.

Örneğin:

• Ticari Fatura: INV-7854
• Packing List: PL Ref. Invoice 4621

olabilir.

Packing list lehtar dışında bir tarafça düzenlenmişse, yalnızca bu iki referansın farklı olması M5 kapsamında kabul edilebilir.

ISBP 821 M5 paragrafı kapsamında packing listin düzenleyicisi lehtar değilse, belgede diğer şartlı belgelerde gösterilenden farklı bir fatura tarihi bulunabilir.

Bu nedenle banka incelemesinde yalnızca “Fatura tarihleri farklı.” tespiti yeterli değildir. Öncelikle packing listi düzenleyen tarafın kim olduğunun belirlenmesi gerekir.

Bu esneklik özellikle üretici, tedarikçi veya başka bir ticari tarafın kendi iç kayıtlarına göre packing list hazırladığı işlemlerde önemlidir.

UCP 600 alt madde 14(d), belgelerdeki verilerin birbirleriyle birebir aynı olması gerekmediğini, ancak akreditifle, aynı belgedeki diğer verilerle ve diğer şartlı belgelerdeki bilgilerle çelişmemesi gerektiğini düzenler.

Bu prensip packing list açısından da geçerlidir.

Örneğin:

• Fatura: 2.000 adet bağlantı elemanı
• Packing List: 100 kutu × 20 adet

şeklindeki bilgiler birbirinden farklı formatlarda verilmiştir ancak toplam miktar aynı olduğu için birbiriyle uyumludur.

Belgelerde aynı bilginin aynı kelimelerle veya aynı düzende gösterilmesi gerekmez.

ISBP 821 M6 paragrafı, packing list incelemesinin en önemli kurallarından birini ortaya koyar.

Bankalar toplam değerleri inceler. Bunlar arasında, ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere:

• Toplam miktar,
• Toplam ağırlık,
• Toplam ölçü,
• Toplam paket sayısı

yer alır.

Bankanın görevi, packing listteki ilgili toplamın:

• Akreditifte belirtilen toplamla ve
• Diğer şartlı belgelerde gösterilen toplamlarla

çelişip çelişmediğini belirlemektir.

ISBP 821 M6 paragrafı bankaların toplam değerlere odaklandığını belirtirken ISBP 821 A22  paragrafı da belgelerde yer alan matematiksel hesaplamaların nasıl inceleneceğini açıklar.

ISBP 821 A22 paragrafı uyarınca bankalar matematiksel hesaplamaların doğruluğunu yeniden hesaplamaz; belirtilen toplamların akreditif veya diğer şartlı belgelerle çelişip çelişmediğini değerlendirir.

Örneğin packing listte 60 ayrı koli için koli bazında miktar ve ağırlık bilgisi bulunabilir.

Belgenin sonunda:

• Total Quantity: 3,600 Units
• Total Gross Weight: 9,480 Kgs

yazıyorsa banka her 60 satırı tekrar toplayarak bu sonuca ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol etmek zorunda değildir.

Esas inceleme, belirtilen toplamların akreditif ve diğer şartlı belgelerdeki toplamlarla çatışıp çatışmadığıdır.

Aynı sevkiyat için iki belgede de toplam miktar gösteriliyorsa toplamların çelişmemesi gerekir.

Örneğin:

• Ticari Fatura: 4.500 adet
• Packing List: Total Quantity 4.500 adet

uyumludur.

Ancak:

• Ticari Fatura: 4.500 adet
• Packing List: Total Quantity 4.750 adet

ise toplam miktarlar arasında çatışma bulunur.

UCP 600 alt madde 14(d) ve ISBP 821 M6 kapsamında bu tür toplam değer farklılıkları belge incelemesinde önem taşır.

Packing list ve taşıma belgesinde aynı toplam paket bilgisi bulunuyorsa bunların birbirleriyle çelişmemesi gerekir.

Örneğin:

• Konşimento: 120 Cartons
• Packing List: Total 120 Cartons

uyumludur.

Buna karşılık:

• Konşimento: 120 Cartons
• Packing List: Total 124 Cartons

gösteriyorsa toplam paket sayıları arasında farklılık vardır.

Aynı prensip toplam ağırlık ve ölçü bilgileri için de uygulanır.

Packing list üzerinde sevk işaretleri gösteriliyorsa ISBP 821 A32-A34 paragrafları dikkate alınır.

ISBP 821 A32 paragrafı uyarınca akreditif belirli bir shipping mark öngörmüşse, bu işareti gösteren belgelerin ilgili bilgileri içermesi gerekir. Ancak sevk işaretindeki verilerin akreditifteki veya diğer belgelerdekiyle aynı sırada gösterilmesi zorunlu değildir.

ISBP 821 A33 paragrafı, sevk işaretine normalde shipping mark olarak kabul edilen bilgilerin ötesinde ek bilgiler yazılmasına izin verir. Örneğin:

• Mal türü,
• Kırılabilir ürün uyarıları,
• Net ağırlık,
• Brüt ağırlık

shipping mark içinde ayrıca gösterilebilir.

ISBP 821 A34 ise özellikle konteynerli yüklerde önemlidir. Taşıma belgesi “Shipping Mark” alanında yalnızca konteyner ve mühür numarasını gösterebilirken packing list daha ayrıntılı sevk işaretleri içerebilir. Bu farklılık sırf ayrıntı düzeyi farklı olduğu için veri çatışması sayılmaz.

Packing listin sırf packing list olması nedeniyle her durumda imzalı olmasını zorunlu kılan ISB 821 M1-M6 paragrafları kapsamında özel bir hüküm yoktur.

Bir orijinal belgenin imzalanması gerekliliği ISBP 821 A31'e göre şu durumlardan birine bağlıdır:

• Akreditif imzayı açıkça istiyorsa,
• Belgenin kendisi imza gerektiriyorsa veya
• UCP 600 ilgili belge için imza zorunluluğu getiriyorsa.

Bu nedenle akreditif “Signed Packing List” istiyorsa belge imzalanmalıdır.

Akreditif yalnızca “Packing List” diyorsa sırf belge üzerinde bir imza alanı bulunması nedeniyle otomatik olarak imza şartı doğmaz.

ISBP 821 A37 paragrafı, bir belgede imza kutusu veya alanının bulunmasının bu alanın mutlaka imzalanacağı anlamına gelmediğini ayrıca belirtir.

ISBP 821 M1-M6 paragrafları kapsamında packing list için genel bir tarih zorunluluğu bulunmaz.

ISBP 821 A11 paragrafı, poliçe, sigorta belgesi ve UCP 600 madde 19-25 kapsamındaki orijinal taşıma belgeleri için özel tarih gerekliliklerini belirtirken diğer belgelerin tarih zorunluluğunu akreditif şartlarına ve belgenin niteliğine bırakır.

Dolayısıyla akreditif packing listin tarihli olmasını istemiyorsa, sırf packing list üzerinde tarih bulunmaması genel olarak bir rezerv nedeni değildir.

Ancak akreditif “Packing List Dated Not Later Than Shipment Date” gibi özel bir şart içeriyorsa belgenin bu şarta uygun olması gerekir.

Genel olarak bir belgenin yükleme tarihinden sonra düzenlenmiş olması tek başına rezerv değildir.

ISBP 821 A12, paragrafı bazı belgelerin yükleme tarihinden sonra düzenlenebileceğini açıklar. Packing list için ISBP M1-M6 paragrafları kapsamında yükleme tarihinden önce düzenlenme zorunluluğu bulunmaz.

Dolayısıyla akreditif aksi yönde özel bir şart içermiyorsa packing listin düzenlenme tarihinin yükleme tarihinden sonra olması tek başına uygunsuzluk anlamına gelmez.

• Fiziksel olarak birleştirme,
• Ardışık sayfa numaraları,
• Dahili referanslar

Packing list, çoğu zaman akreditifin zorunlu tuttuğundan çok daha fazla veri içerir. Ancak belgeye eklenen her yeni veri, diğer belgelerle yeni bir karşılaştırma alanı yaratabilir.

UCP 600 alt madde 14(d) uyarınca şartlı bir belgede bulunan veriler diğer şartlı belgeler ve akreditifle çelişmemelidir.

Bu nedenle akreditif yalnızca paketleme detaylarını gerektiriyorsa packing liste gereksiz şekilde:

• Gemi adı,
• Yükleme tarihi,
• Liman bilgileri,
• Fatura tutarı,
• Incoterms bilgisi,
• Menşe ülkesi

eklemek, bu verilerden herhangi birinin başka belgelerden farklı olması hâlinde gereksiz rezerv riski oluşturabilir.

Belge hazırlanırken ihtiyaç duyulmayan verileri eklememek, özellikle RAG ve operasyonel kontrol açısından önemli bir uygulama prensibidir.

ISBP 821 M1-M6 paragrafı kapsamında packing list incelemesinde temel unsur belgenin adı değil, malların paketlenmesine ilişkin bilgi içermesi ve packing list işlevini yerine getirmesidir. Bu nedenle “Packing Note”, “Packing Slip”, birleşik “Packing And Weight List” veya başlıksız bir belge de gerekli işlevi yerine getirebilir.

Akreditif belgeyi düzenleyecek tarafı belirtmişse bu şarta uyulmalı; belirtilmemişse herhangi bir taraf packing list düzenleyebilir. Akreditifte özel paketleme koşulları bulunuyor ancak bunların belirli bir belgede gösterilmesi istenmiyorsa packing list bu bilgileri mutlaka tekrar etmek zorunda değildir. Bununla birlikte belgede paketlemeye ilişkin veri yer alıyorsa söz konusu veri akreditifle çelişemez.

Packing list lehtar dışında bir tarafça düzenlenmişse farklı fatura numarası, fatura tarihi veya sevkiyat güzergâhı gösterebilir. Bankaların incelemesinde ise özellikle toplam miktar, toplam ağırlık, toplam ölçüm ve toplam paket sayısının akreditif ve diğer şartlı belgelerdeki ilgili toplamlarla çelişip çelişmediği önem taşır. Bankalar packing listteki matematiksel hesaplamaları yeniden yapmak yerine gösterilen toplamları esas alır.

Packing list hazırlanırken UCP 600 alt madde 14(d), 14(f) ve 14(h) ile madde 17; ISBP 821’in A7-A9, A17, A20, A22-A25, A27-A35 ve A39-A41 paragrafları da dikkate alınmalıdır. Böylece belge yalnızca M1-M6 kapsamında değil, akreditif altında belge hazırlama ve incelemeye ilişkin genel uluslararası standart bankacılık uygulamalarıyla birlikte değerlendirilmiş olur.