Akreditif Kapsamında Fatura Hazırlarken Hangi Soruları Sormak Gerekir?

Fatura (Invoice, Commercial Invoice) bir akreditif kapsamında istenebilecek en temel belgelerin başında gelir. Ticari faturaya ilişkin temel hükümler UCP 600 madde 18’de, fatura incelemesine ilişkin standart bankacılık uygulamaları ise ISBP 821’in C1–C15 paragraflarında ele alınmaktadır. Toleranslar bakımından UCP 600 madde 30’un, devredilebilir akreditifler bakımından ise UCP 600 madde 38’in de dikkate alınması gerekir.

Diğer taraftan akreditif şartlarının, uygulanabilir UCP 600 hükümlerini açıkça değiştirebileceği veya uygulama dışı bırakabileceği de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu nedenle belge kontrolü yapılırken sırasıyla akreditif şartları, uygulanabilir UCP 600 hükümleri ve ISBP 821’de açıklanan standart bankacılık uygulamaları birlikte değerlendirilmelidir.

Aşağıdaki kontrol soruları, faturanın akreditif şartları, UCP 600 hükümleri ve ISBP 821’de açıklanan standart bankacılık uygulamaları çerçevesinde hazırlanmasına ve kontrol edilmesine yardımcı olmak amacıyla düzenlenmiştir.

Akreditif şartlarında, başlığı ayrıca tanımlanmaksızın yalnızca “invoice” istenmişse aşağıdaki başlıklardan birini taşıyan bir belge, içeriği itibarıyla fatura işlevini yerine getirmesi şartıyla kabul edilebilir:

• Commercial Invoice
• Customs Invoice
• Tax Invoice
• Final Invoice
• Consular Invoice

Buna karşılık “Provisional Invoice” veya “Proforma Invoice” başlıklı bir belge, nihai ticari fatura niteliğinde olmadığından uygun kabul edilmez.

Akreditif şartlarında ‘’Commercial Invoice’’ istenmesi durumunda ‘’Invoice’’ başlığı ile gelen bir doküman kabul edilebilir ve rezerv konusu değildir.

Fatura akreditif şartlarında belirtilen lehtar (Beneficiary) tarafından düzenlenmelidir.

Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde İkinci Lehtar (Second Beneficiary) tarafından da düzenlenebilir.

Akreditifin açılmasından sonra lehtarın ticaret unvanı değişmişse fatura yeni unvanla düzenlenebilir; ancak eski unvanla bağlantının, örneğin “formerly known as …” ifadesiyle açıkça kurulması uygun olur.

Fatura akreditif şartlarında yer alan amir (Applicant) adına düzenlenmelidir.

Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde ilk lehtarın (1st Beneficiary) ismi akreditif amirinin ismiyle değiştirilebilir.

Adresin akreditif şartlarında belirtilen adres ile bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak akreditifte yazılı bilgilerde belirtilen ülkede olmalıdır.

Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için amir adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.

Adresin akreditif şartlarında belirtilen adres ile bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak akreditifte yazılı bilgilerde belirtilen ülkede olmalıdır.

Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için lehtar adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.

Fatura;

• fiilen sevk veya teslim edilen malların ya da sunulan hizmet veya edimin değerini göstermeli,
• akreditifte birim fiyat belirtilmişse ilgili birim fiyatı içermeli,
• akreditifte belirtilen para birimi üzerinden düzenlenmeli,
• akreditifte belirtilen iskonto veya diğer kesintileri açıkça göstermelidir.

Bu unsurlardan herhangi biri akreditif şartlarına uygun değilse veya gerekli bir bilgi faturada bulunmuyorsa uygunsuzluk riski doğabilir.

Fatura üzerinde yer alan mal, hizmet veya işin tanımı akreditif şartlarında belirtilen mal, hizmet veya işin tanımı ile uyumlu olmalıdır. Birebir aynı (mirror image) olması gerekmez. Örneğin, mallara ilişkin ayrıntılar fatura üzerinde birkaç yerde gösterilebilir, ancak birlikte okunduğunda akreditif şartlarında yer alan mal tanımıyla uyumlu bir tanımı göstermelidir.

Fatura fiilen yüklenen malı veya teslim edilen işi göstermelidir.

Örneğin kısmi yüklemeye izin veren bir akreditifte; mal tanımı ‘’50 Television and 25 Refrigerators’’ olsun ve ilk partide sadece ‘’25 Television’’ yüklenmiş olsun. Fatura üzerinde gerçekten yüklenen mal olarak ‘’25 Television’’ gösterilmelidir. Akreditifte yer alan ‘’50 Television and 25 Refrigerators‘’ mal tanımı da ayrıca fatura üzerinde gösterilebilir ancak gerçekten yüklenen kısım mutlaka belirtilmelidir.

Fatura üzerinde akreditifte belirtilen mal, hizmet ve iş tanımına ek bilgiler yer alabilir ancak bu bilgiler mal, hizmet veya işin kalitesini, doğasını, kategorisini değiştiren bilgiler olmamalıdır. Örneğin akreditif şartlarında mal tanımı ‘’Robotic Pool Cleaners’’ olduğu halde faturada ‘’Second Hand Robotic Pool Cleaners’’ yazması rezerv konusudur.

Akreditifte mal miktarı belirtilmemiş ve kısmi yüklemeler yasaklanmışsa, akreditif tutarından yüzde 5’e kadar daha düşük tutarda düzenlenen bir faturanın malların tamamını kapsadığı kabul edilir. Bu durum kısmi yükleme olarak değerlendirilmez.

Örneğin akreditif tutarı 100.000 ABD doları ise, diğer akreditif şartlarının da karşılanması kaydıyla 95.000 ABD dolarından az olmamak üzere düzenlenen bir fatura tam miktarı kapsıyor kabul edilebilir. Ancak fatura tutarının 95.000 ABD dolarının altına düşmesi bu hükmün kapsamı dışındadır.

Faturada, akreditifte belirtilmemiş olsa bile peşin ödeme, iskonto veya benzeri bir kesinti gösterilebilir. Böyle bir kesintinin faturada yer alması tek başına uygunsuzluk (rezerv) oluşturmaz. Ancak brüt fatura tutarı, uygulanan kesinti ve akreditif kapsamında talep edilen net tutar açıkça gösterilmeli; bu bilgiler akreditif şartlarıyla ve ibraz edilen diğer belgelerle çelişmemelidir.

Akreditif şartlarında Teslim Şekli Incoterms yayın tarihi ile yer almış ise fatura üzerinde de Incoterms yılı ile gösterilmelidir. Aksi yöndeki farklılıklar rezerv konusu oluşturur.

Örnek Senaryo:

Akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB Bangladesh (Incoterms 2020) olarak belirtilmişse fatura üzerinde;

• FOB Bangladesh
• FOB Bangladesh (Incoterms)
• FOB Bangladesh (Incoterms 1990)

yazılı olması rezerv konusu olacaktır.

Akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB China veya FOB China Incoterms yazılmışsa; fatura üzerinde Teslim Şekli Fob China, FOB China Incoterms veya FOB China (Incoterms 2010) veya FOB China (Incoterms 1990) vb. şekilde Incoterms’in daha eski bir versiyonu gösterilebilir.

Belgelendirme, navlun veya sigorta giderleri gibi ek masraf ve maliyetler, faturada belirtilen teslim şekli karşısında gösterilen değere dâhil edilmelidir.

Örneğin faturada CIF teslim şekli belirtilmişse navlun ve sigorta giderleri, CIF değerinin dışında ayrıca tahsil edilecek kalemler gibi gösterilmemeli; faturada belirtilen CIF değerinin içinde yer almalıdır.

Faturada, UCP 600 madde 30(b) kapsamında izin verilen miktar toleransı dışında, fazla sevkiyat gösterilmemelidir. Ayrıca faturada akreditifte talep edilmeyen herhangi bir mal, hizmet veya edime yer verilmemelidir.

Bu kural;

• akreditifte belirtilen mallardan ek miktarları,
• numuneleri,
• reklam malzemelerini,
• akreditifte talep edilmeyen diğer ürün veya hizmetleri

de kapsar. Söz konusu kalemlerin bedelsiz olduğunun belirtilmesi, bunların faturada gösterilmesini tek başına uygun hâle getirmez.

Akreditifte açıkça izin verilmedikçe bu tür kalemlerin faturada yer alması uygunsuzluk oluşturur.

Akreditifte yükleme veya kullanımın belirli dönemler içinde partiler hâlinde gerçekleştirilmesi şart koşulmuşsa her parti, kendisi için belirlenen dönem içinde yüklenmeli veya kullanılmalıdır. Herhangi bir partinin ilgili dönem içinde yüklenmemesi veya kullanılmaması hâlinde akreditif, o parti ve sonraki partiler için kullanılamaz hâle gelir.

“Belirli dönemler”, her parti için başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren zaman aralıklarıdır. Örneğin akreditifte mart ayında 100 otomobil, nisan ayında 100 otomobil yüklenmesi istenmişse:

• Birinci dönem 1–31 Mart,
• İkinci dönem 1–30 Nisan’dır.

Kısmi yükleme veya kullanımlara izin verilmişse her dönem için öngörülen toplam miktar veya tutar, ilgili dönem içinde birden fazla yükleme veya kullanımla tamamlanabilir. Örneğin mart ayında yüklenmesi gereken 100 otomobil, akreditif şartlarının da karşılanması kaydıyla, mart ayı içinde birden fazla sevkiyatla gönderilebilir.

Akreditifte yükleme veya kullanım planı, belirli başlangıç ve bitiş dönemleri yerine yalnızca birden fazla son tarih belirtilerek düzenlenmişse bu plan, UCP 600 madde 32 kapsamında dilimli yükleme veya kullanım planı sayılmaz. Bu nedenle herhangi bir son tarihe ilişkin yükleme veya kullanımın gerçekleştirilememesi, akreditifin sonraki tarihler bakımından kendiliğinden kullanılamaz hâle gelmesine yol açmaz.

Bununla birlikte ibrazın, akreditifteki yükleme veya kullanım planına ilişkin talimatlara ve UCP 600 madde 31 hükümlerine uygun olması gerekir.

Kısmi yüklemeye veya kullanıma izin verilmişse her bir son tarihte veya bu tarihten önce istenen sayıda yükleme veya kullanım gerçekleştirilebilir.

Örneğin akreditifte yalnızca:

• 31 Mart’a kadar 100 otomobil,
• 30 Nisan’a kadar 100 otomobil

yüklenmesi öngörülmüşse bu tarihler belirli dönemler değil, yalnızca son tarihlerdir. Kısmi yüklemeye izin verilmesi hâlinde her son tarihte veya öncesinde birden fazla sevkiyat yapılabilir.

Akreditifte talep edilen mal miktarı, aşağıdaki istisnalar dışında faturada %5’e kadar fazla veya eksik gösterilebilir. Ancak artış yönündeki toleransın kullanılması, ibraz kapsamında talep edilen tutarın akreditif tutarını aşmasına izin vermez.

%5 miktar toleransı şu durumlarda uygulanmaz:

• Akreditifte miktarın artırılamayacağı veya azaltılamayacağı açıkça belirtilmişse,
• Miktar belirli sayıda ambalaj birimi veya ayrı ayrı sayılabilen ürün adedi olarak ifade edilmişse.

Örneğin akreditifte “100 metrik ton buğday” belirtilmişse, diğer koşulların da sağlanması kaydıyla faturada 95–105 metrik ton gösterilebilir. Buna karşılık miktar “100 çuval buğday” veya “100 adet makine” olarak belirtilmişse yüzde 5 miktar toleransı uygulanmaz.

UCP 600 madde 18(a)(iv) uyarınca, akreditif şartlarında aksi belirtilmedikçe ticari faturanın imzalanması gerekmez. Ancak akreditif faturanın veya fatura üzerindeki belirli bir beyanın imzalı olmasını açıkça şart koşuyorsa, fatura bu şarta uygun şekilde imzalanmalıdır.

Faturanın kaç orijinal ve kaç nüsha olarak ibraz edileceği akreditifte şartlarında istenen adetler ile uyumlu olmalı; orijinal belge sayısı kesinlikle talep edilen adetten daha az olmamalıdır.

Belge üzerinde yer alan birim fiyat ile mal miktarının çarpımı, ara toplamlar, indirimler ve nihai fatura tutarı matematiksel olarak doğru bir şekilde hesaplanmış olmalıdır.

Akreditif şartlarında faturaya eklenmesi talep edilen her türlü özel ibare, beyan (declaration) veya sertifikasyon metni belge üzerinde eksiksiz olarak gösterilmelidir.

Akreditif şartlarında faturanın resmi bir makamca onaylanması isteniyorsa; belgenin ilgili ticaret odası veya konsolosluk tarafından usulüne uygun şekilde tasdik edildiği kontrol edilmelidir.

Lehtar tarafından düzenlenen belgeler üzerindeki düzeltmelerin ayrıca imzalanmasına gerek yoktur ancak örneğin fatura resmi bir makam tarafından ayrıca onaylanmış ise lehtar tarafından yapılan düzeltmelerin bu resmi makam tarafından ayrıca imzalanması gerekir.

Fatura üzerinde yer alan bilgiler diğer belgeler üzerinde yer alan bilgiler ile çelişmemelidir.

Fatura üzerinde beyan edilen brüt ağırlık, net ağırlık, paket sayısı, koli adetleri ve benzeri tüm veriler, ibraz edilen diğer tüm vesaike ait verilerle tam bir uyum içinde olmalı ve hiçbir çelişki barındırmamalıdır.

Akreditif şartlarında navlun ve sigorta tutarının ayrı kalemler halinde gösterilmesi istenmiş ise; faturada bu bilgiler ayrı kalemler halinde gösterilmeli ve diğer belgeler üzerinde -eğer var ise- navlun ve sigorta tutarları ile çelişmemelidir.