Fatura Hazırlama: UCP 600 ve ISBP 821’e Göre Kontrol Soruları
Fatura (Invoice, Commercial Invoice) bir akreditif kapsamında istenebilecek en temel belgelerin başında gelir. Fatura UCP 600'ün 18. maddesinde ve ISBP 821'in C1-C15 arasındaki paragraflarında kapsamlı olarak ele alınmıştır. Ek olarak UCP 600'ün 30. maddesinde de tolerans ile ilgili konular açıklanmıştır.
UCP 600 ve ISBP 821 kurallarına uygun fatura hazırlamak için aşağıdaki soruların sorulması ve hazırlanan belgenin bu sorular doğrultusunda da kontrol edilmesi önem taşır.
Diğer taraftan ‘’akreditifte aksi belirtilmedikçe’’ kuralı da her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. Bazı durumlarda UCP 600 ve/veya ISBP 821 kurallarında izin verilen bir husus akreditif şartlarında yasaklanabilir veya bu kurallara göre rezerv konusu olabilecek bir hususa akreditif şartlarında izin verilebilir. Bu nedenle belge hazırlarken akreditif şartları her zaman dikkatlice okunmalı ve anlaşılmalıdır.
Fatura başlığı ne şekilde olmalıdır?
Akreditif şartlarında başka bir açıklama olmaksızın ‘’Invoice’’ istenmesi durumunda;
- Commercial Invoice,
- Customs Invoice,
- Tax Invoice,
- Final Invoice,
- Consular Invoice
vb. şekilde düzenlenen faturalar kabul edilebilir ve rezerv konusu değildir.
Ancak ‘’Provisional Invoice’’ ve ‘’Proforma Invoice’’ ibrazı rezerv konusudur ve kabul edilmez.
Akreditif şartlarında ‘’Commercial Invoice’’ istenmesi durumunda ‘’Invoice’’ başlığı ile gelen bir doküman kabul edilebilir ve rezerv konusu değildir.
Lehtar tarafından mı düzenlendi?
Fatura akreditif şartlarında yazılı olan lehtar (Beneficiary) tarafından düzenlenmelidir.
Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde İkinci Lehtar (Second Beneficiary) tarafından da düzenlenebilir.
Akreditif açılışından sonra lehtarın unvanı değişmiş ise; ‘’formerly known as…’’ vb. bir ifade ile eski unvan belirtilmek kaydıyla yeni lehtar unvanı ile düzenlenebilir.
Amir adına mı düzenlendi?
Fatura akreditif şartlarında yer alan amir (Applicant) adına düzenlenmelidir.
Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde ilk lehtarın (1st Beneficiary) ismi akreditif amirinin ismiyle değiştirilebilir.
Amirin unvanı ve adresi akreditif şartlarında yazılı olan unvan ve adres ile aynı mı?
Adresin akreditif şartlarında yazılı olan adres ile bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak akreditifte yazılı bilgilerde belirtilen ülkede olmalıdır.
Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için amir adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.
Lehtarın faturada yer alan adres ve unvanı akreditifte yer alan unvan ve adres ile aynı mı?
Adresin akreditif şartlarında yazılı olan adres ile bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak akreditifte yazılı bilgilerde belirtilen ülkede olmalıdır.
Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için lehtar adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.
Miktar, birim fiyat ve toplam tutar akreditif şartlarında yer alan bilgiler ile uyumlu mu ve toleranslar akreditifin izin verdiği şekilde mi?
Akreditif şartlarında birim fiyat belirtilmiş ise, fatura üzerinde de birim fiyat yer almalıdır.
Mal veya hizmetin toplam değerini göstermelidir.
Akreditif şartlarında herhangi bir ıskonto veya indirim yer alıyorsa, fatura üzerinde de ıskonto/indirim tutarı gösterilmelidir.
Akreditif şartlarında yer almasa da; fatura üzerinde ıskonto, indirim veya peşin ödeme gösterilebilir.
Akreditifte mal miktarına ilişkin özel bir tolerans düzenlemesi yoksa ve mal miktarı paket adedi veya bireysel kalem sayısı olarak belirtilmemişse, UCP 600 madde 30(b) kapsamında mal miktarında en fazla %5 artı/eksi tolerans gündeme gelebilir. Ancak bu toleransın artı yönde kullanıldığı durumlarda malların toplam değeri akreditif tutarını aşmamalıdır.
Akreditif şartlarında kısmi yükleme yasaklanmış olsa dahi akreditifte mal miktarı belirtilmiş ise bu miktarın tamamen yüklenmiş olması ve akreditifte belirtilmiş ise birim fiyatın azaltılmamış olması kaydıyla, akreditif tutarında bu tutarın eksi % 5’ini aşmayan bir toleransa izin verilir. Akreditif belirli bir toleransı şarta bağladığında bu tolerans uygulanmaz.
Faturada miktar bilgisinin yer alıp almadığı, akreditif şartları ve diğer belgelerdeki verilerle birlikte değerlendirilmelidir. Akreditif miktarın faturada gösterilmesini gerektiriyorsa, bu bilgi faturada yer almalıdır.
Kısmi yüklemeye izin verilmemiş olsa bile akreditifte mal miktarı belirtilmiş ise bu miktarın tamamen yüklenmiş olması ve akreditifte belirtilmiş ise birim fiyatın azaltılmamış olması veya 30(b) fıkrasının uygulanamaz olması kaydıyla akreditif tutarında bu tutarın eksi % 5’ini aşmayan bir toleransa izin verilir. Akreditif belirli bir toleransı şarta bağladığında veya 30 (a) Fıkrasında değinilen ifadeleri kullandığında bu tolerans uygulanmaz.
Fatura akreditif döviz cinsi ile aynı döviz cinsinden düzenlendi mi?
Akreditifin para cinsi üzerinden düzenlenmelidir.
Fatura üzerinde yer alan Teslim Şekli bilgisi akreditif şartlarında yer alan Teslim Şekli ile aynı mı?
Akreditif şartlarında Teslim Şekli Incoterms yayın tarihi ile yer almış ise fatura üzerinde de Incoterms yılı ile gösterilmelidir. Aksi yöndeki farklılıklar rezerv riski doğurabilir.
Örnek Senaryo:
Akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB Bangladesh (Incoterms 2010) olarak belirtilmişse fatura üzerinde;
- FOB Bangladesh
- FOB Bangladesh (Incoterms)
- FOB Bangladesh (Incoterms 1990)
yazılı olması rezerv konusu olacaktır.
Akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB China veya FOB China Incoterms yazılmışsa; fatura üzerinde Teslim Şekli Fob China, FOB China Incoterms veya FOB China (Incoterms 2010) veya FOB China (Incoterms 1990) vb. şekilde Incoterms’in daha eski bir versiyonu gösterilebilir.
Mal tanımı ve miktarı akreditif şartlarında yer alan mal tanımı ve miktarı ile uyumlu mu?
Fatura üzerinde yer alan mal, hizmet veya işin tanımı akreditif şartlarında yazılı olan mal, hizmet veya işin tanımı ile uyumlu olmalıdır
Fatura üzerinde akreditifte yazılı olan mal, hizmet ve iş tanımına ek bilgiler yer alabilir ancak bu bilgiler mal, hizmet veya işin kalitesini, doğasını, kategorisini değiştiren bilgiler olmamalıdır.
Ayrıca bedelsiz olsa dahi fazladan mal, hizmet veya işi de göstermemesi gerekir.
Örneğin akreditif şartlarında mal tanımı ‘’Robotic Pool Cleaners’’ olduğu halde faturada ‘’Second Hand Robotic Pool Cleaners’’ yazması rezerv konusudur.
Fatura fazla yükleme veya akreditif şartlarında yazılı olmayan mal, hizmet veya iş gösteriyor mu sorusu sorulmalıdır?
Faturanın fazla yükleme ve akreditif şartlarında yazılı olmayan mal, hizmet veya işi göstermemesi gerekir. Fatura üzerinde yer alan fazla mal, hizmet veya iş; akreditif şartlarında yer alan mal, hizmet veya iş ile aynı, ilgili veya bedelsiz olsa dahi rezerv konusudur. Bu durum numune, reklam malzemesi veya kullanım kılavuzu için de geçerlidir. Akreditif şartlarında yer almadığı sürece fatura üzerinde de bedelsiz olsa dahi yer almamalıdır.
Fatura gerçekten yüklenen malı, sunulan hizmeti veya ifa edilen edimi gösteriyor mu?
Fatura gerçekten yüklenen veya teslim edilen işi göstermelidir.
Örneğin kısmi yüklemeye izin veren bir akreditifte; mal tanımı ‘’50 Television and 25 Refrigerators’’ olsun ve ilk partide sadece ‘’25 Television’’ yüklenmiş olsun. Fatura üzerinde gerçekten yüklenen mal olarak ‘’25 Television’’ gösterilmelidir. Akreditifte yer alan ‘’50 Television and 25 Refrigerators‘’ mal tanımı da ayrıca fatura üzerinde gösterilebilir ancak gerçekten yüklenen kısım mutlaka belirtilmelidir.
Fatura imzalı mı?
UCP 600 madde 18(a)(iv) uyarınca, akreditif şartlarında aksi belirtilmedikçe ticari faturanın imzalanması gerekmez. Ancak akreditif faturanın veya fatura üzerindeki belirli bir beyanın imzalı olmasını açıkça şart koşuyorsa, fatura bu şarta uygun şekilde imzalanmalıdır.
Fatura akreditifte istenen sayıda orijinal ve istenen sayıda kopya olarak düzenlendi mi?
İbraz edilmesi gereken orijinal sayısı en az akreditif şartlarında istendiği sayıda olmalıdır.
Fatura üzerinde yer alan matematiksel hesaplamalar doğru mu?
Birim fiyat x Miktar, kalem fiyatların toplamı vb. bilgiler doğru olmalıdır.
Akreditif şartlarında fatura üzerinde yazılı olması istenen özel bir beyan veya bilgi var ise fatura üzerinde belirtilmiş mi?
Akreditif şartlarında fatura üzerinde yer alması istenen bir beyan veya bilgi var ise bu bilgi fatura üzerinde gösterilmelidir.
Akreditif şartlarında isteniyor ise; faturaya gerekli konsolosluk veya ticaret odası onayları alındı mı?
Akreditif şartlarında istenmesi durumunda fatura ilgili konsolosluk veya ticaret odasına onaylattırılmış olmalıdır.
Fatura üzerinde herhangi bir düzeltme var ise ve fatura ticaret odası ve konsolosluk onaylı ise düzeltmeler ilgili makamlarca imzalanmış mı?
Lehtar tarafından düzenlenen belgeler üzerindeki düzeltmelerin ayrıca imzalanmasına gerek yoktur ancak örneğin fatura resmi bir makam tarafından ayrıca onaylanmış ise lehtar tarafından yapılan düzeltmelerin bu resmi makam tarafından ayrıca imzalanması gerekir.
Brüt ağırlık, net ağırlık, paket sayısı vb. bilgiler diğer belgeler üzerinde yazılı olan bilgiler ile uyumlu mu?
Fatura üzerinde yer alan bilgiler diğer belgeler üzerinde yer alan bilgiler ile çelişmemelidir.
Fatura üzerinde beyan edilen brüt ağırlık, net ağırlık, paket sayısı, koli adetleri ve benzeri tüm veriler, ibraz edilen diğer tüm vesaike ait verilerle tam bir uyum içinde olmalı ve hiçbir çelişki barındırmamalıdır.
Navlun ve sigorta ayrı ayrı gösterilmiş ise diğer evraklar ile uyumlu mu?
Akreditif şartlarında navlun ve sigorta tutarının ayrı kalemler halinde gösterilmesi istenmiş ise; faturada bu bilgiler ayrı kalemler halinde gösterilmeli ve diğer belgeler üzerinde -eğer var ise- navlun ve sigorta tutarları ile çelişmemelidir.