Akreditif Kapsamında Fatura (Commercial Invoice) Hazırlarken Kontrol Listesi

Fatura (Commercial Invoice), akreditif kapsamında talep edilebilecek en temel belgelerden biridir. Kural olarak lehtar tarafından amir adına düzenlenen bu belge; malın tanımını, fiyatını, miktarını, kıymetini ve akreditifte belirtilen diğer bilgileri içerir.

Akreditif işlemlerinde fatura sadece ticari bir belge değildir; uygun ibrazın kritik unsurlarından biridir. Bu nedenle fatura hazırlanırken UCP 600 ve ISBP 821’in ilgili hükümleri birlikte değerlendirilmelidir.

Bankalar belgeleri incelerken:

• Akreditif şartlarını,
• UCP 600 hükümlerini,
• ISBP 821’de açıklanan uluslararası standart bankacılık uygulamalarını,

birlikte dikkate alır. Yani ''Uygun İbraz'' gerçekleştirilebilmesi için sadece akreditif şartlarının yerine getirilmesi yeterli değildir.

Akreditif metninde ayrıca yazılmamış olsa bile, UCP 600 hükümleri ve ISBP 821’de açıklanan uluslararası standart bankacılık uygulamaları akreditif kapsamında fatura düzenlerken temel alınmalıdır. Aksi halde rezerv (discrepancy) riski doğabilir.

UCP 600 ve ISBP 821 kuralları akreditif şartlarıyla açıkça değiştirilmedikçe veya uygulama dışı bırakılmadıkça uygulanır.

Bu şu anlama gelir:

• Amir banka, akreditif şartlarında UCP 600'ün veya ISBP 821'in bazı hükümlerini açıkça değiştirebilir veya uygulama dışı bırakabilir.
• Akreditif şartlarında açıkça yasaklanan bir koşul, UCP 600 veya ISBP 821'in açıkça izin verdiği bir durum olsa bile uygulanamaz.
• UCP 600 veya ISBP 821 çerçevesinde rezerv riski doğurabilecek bir unsur, akreditif metninde açıkça izin verilen özel bir şart kapsamında yer alıyorsa, belge bu özel şart çerçevesinde değerlendirilir.

Bu nedenle, akreditif kapsamında talep edilen belgeler hazırlanırken akreditifin tüm şartları ve varsa değişiklikleri baştan sona, birbiriyle bağlantılı ve bütünsel olarak incelenmelidir.

Örnek 1:

UCP 600 - 18 (a) (iv) maddesine göre; akreditif kapsamında ibraz edilen faturanın imzalanması gerekmez. Ancak akreditif şartlarında faturanın imzalanması açıkça talep edilmişse, bu akreditif bakımından fatura imzalı olarak ibraz edilmelidir.

Örnek 2:

ISBP 821 C13(b) kapsamında, akreditifte talep edilmeyen malların, numunelerin veya reklam malzemelerinin bedelsiz olduğu belirtilse bile faturada gösterilmesi, akreditifte buna açıkça izin verilmemişse rezerv konusu oluşturur. Ancak akreditif metni bu tür bedelsiz reklam malzemelerinin faturada gösterilmesine açıkça izin veriyorsa, belge bu özel akreditif şartı çerçevesinde değerlendirilir.

Fatura, UCP 600 Madde 18 ve ISBP 821’in C1–C15 paragraflarında ayrıntılı şekilde ele alınmaktadır.

Bunun yanında:

• UCP 600 Madde 30 → tolerans hükümlerini,
• UCP 600 Madde 38 → devredilebilir akreditiflerde fatura kurallarını

düzenler.

Dolayısıyla bir fatura hazırlanırken yalnızca akreditif metni değil, ilgili UCP 600 ve ISBP 821 hükümleri bütün halinde dikkate alınmalıdır.

UCP 600 kuralları ve ISBP 821 kapsamında fatura hazırlanırken, rezerv riskini azaltmak amacıyla fatura aşağıdaki kontrol soruları üzerinden incelenmelidir.

• Lehtar tarafından mı düzenlendi?
• Fatura, akreditifte belirtilen amir adına düzenlenmiş mi?
• Amirin unvanı ve adresi akreditif şartlarında yazılı olan unvan ve adres ile aynı mı? (adresin bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak ilgili adreslerin akreditifte belirtilen ülkede olması gerekir.)
• Lehtarın adres ve unvanı akreditifte yer alan unvan ve adres ile aynı mı? (adresin bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur, ancak ilgili adreslerin akreditifte belirtilen ülkede olması gerekir.)
• Fatura akreditifte istenen sayıda orijinal ve istenen sayıda kopya olarak düzenlendi mi?
• Fatura, akreditifte belirtilen döviz cinsinden mi düzenlendi?
• Mal tanımı, miktar ve varsa teknik özellikler akreditif şartlarıyla uyumlu mu?
• Miktar, birim fiyat ve toplam tutar akreditif şartları ile uyumlu mu?
• Akreditifte “about”, “approximately” veya belirli bir tolerans ifadesi var mı?
• Miktar, birim fiyat ve toplam fatura tutarı UCP 600 Madde 30 kapsamındaki toleranslarla uyumlu mu?
• Fatura tutarı akreditif tutarını veya kullanılabilir bakiyeyi aşıyor mu? Aşıyorsa, UCP 600 Madde 18(b) çerçevesinde bankanın böyle bir faturayı kabul etmesinin kendi takdirinde olduğu ve ödeme/iştira tutarının akreditifte izin verilen tutarı aşamayacağı dikkate alındı mı?
• Miktar toleransı uygulanacaksa, akreditifte miktar paket adedi veya bireysel kalem sayısı olarak mı belirtilmiş?
• Teslim şekli akreditifteki mal tanımının bir parçasıysa faturada gösterilmiş mi?
• Akreditifte Incoterms kaynağı ve yayın yılı belirtilmişse aynı kaynak ve yayın yılı faturada da yer alıyor mu?
• Faturadaki brüt ağırlık, net ağırlık, paket sayısı, sevkiyat bilgileri ve benzeri veriler diğer belgelerdeki verilerle çelişiyor mu?
• Akreditifte fatura üzerinde yazılı olması istenen özel bir beyan var ise fatura üzerinde belirtilmiş mi?
• Akreditif şartlarında isteniyorsa; faturaya gerekli konsolosluk veya ticaret odası onayları alındı mı?
• Fatura üzerinde düzeltme varsa ve fatura ticaret odası veya konsolosluk onaylıysa, düzeltmeler ilgili kurumlar tarafından da imzalanmış mı?
• Navlun ve sigorta ayrı ayrı gösterilmiş ise diğer belgeler ile uyumlu mu?
• Fatura üzerinde matematiksel hesaplamalar doğru mu? (birim fiyat x miktar, kalem fiyatların toplamı vb.)
• Akreditif, faturada belirli bir bilginin yer almasını veya yer almamasını şart koşuyor mu ve bu şart yerine getirildi mi?
• Fatura “proforma”, “provisional” veya benzeri geçici/nitelik değiştirici bir başlık taşıyor mu?
• Akreditif şartlarında isteniyorsa, fatura imzalı mı? (akreditif şartlarında istenmiyorsa veya ayrıca herhangi bir beyanda bulunulmamış ise gerekli değildir.)